Betuwe Events & Management BV

Wat is een optie?
Een optie is een voorlopige claim op een datum waarop het "entertainment" waarin u geïnteresseerd bent, beschikbaar is. Opties zijn 14 dagen geldig en komen nadien automatisch te vervallen. U kunt binnen de gestelde 14 dagen een verlenging van de optie aanvragen. U heeft dus altijd 14 dagen de gelegenheid om te beslissen of u de optie wilt omzetten in een definitieve boeking. Aan het plaatsen van een optie zijn geen kosten verbonden.

Het is mogelijk, dat er binnen de optie termijn een tweede of derde aanvraag binnenkomt voor een optreden op dezelfde datum. Indien de tweede aanvraag/optie direct kan worden omgezet in een definitieve boeking zal er contact met u worden opgenomen. U krijgt dan maximaal 1 dag de tijd om aan te geven of u wel of geen gebruik wilt maken van uw optie alvorens deze aan een ander wordt gegund.

Wat bedoelen ze met de term uitkoopgage?
Alle artiesten worden (door ons) aangeboden voor een uitkoop prijs. Bij een uitkoop prijs zijn alle sociale lasten, premies, volksverzekering etc. bij de gage inbegrepen. Dat betekend dat wij zorg dragen voor de afdracht aan de betreffende instanties. Een boekings-bureau dat uitkoop prijzen hanteert, dient te beschikken over een beschikking uitgegeven door het Ministerie van Financiën. Daarmee wordt het bureau aangemerkt als inhoudspichtige werkgever en wordt u hiermee gevrijwaard van de administratieve rompslomp en verplichting m.b.t. afdracht van lasten. Dit in tegenstelling tot netto gehanteerde gages waarbij u als opdrachtgever zelf verantwoordelijk bent voor de verloning.

Alle gehanteerde uitkoop gages zijn altijd exclusief BTW. Voor artiesten en bands is dat in de regel altijd 6%. Voor DJ's en drive-in shows meestal 19%. DJ's die aantoonbaar kunnen maken dat zij platen hebben uitgebracht en daardoor in aanmerking komen voor de titel "artiest. mogen het lage BTW tarief van 6% hanteren. Alle kosten die nodig zijn voor het realiseren van het optreden en die bij de gage zijn inbegrepen vallen onder het lage tarief, dus ook geluidsverhuur. Krijgt u een aparte factuur voor het geluid of huurt u dit zelf in dan betaalt u gewoon 19% BTW.

Wat betekend de term openbaar en besloten?
De term besloten optreden houdt in, dat het optreden niet bezocht kan of mag worden door bezoekers van buitenaf. Het optreden is alleen toegankelijk voor specifiek genodigden. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een bruiloft, partij, diner, bedrijfsfeest, verjaardagsfeest, enz,. Enkele artiesten treden uitsluitend op bij besloten feesten. Ga er niet van uit dat u hen kunt overtuigen van het besloten karakter, terwijl er volop kaartjes zijn of worden verkocht. Er zal hier altijd zorgvuldig op worden gecontroleerd. Artiesten en bands kunnen voor besloten avonden in de familiesfeer zoals bruiloften, partijen een andere gage hanteren dan bij openbare optredens. Dat heeft te maken met een afwijkend belasting stelsel voor dit soort optredens.

Voor openbare optredens wordt in de regel door de organisator entree gevraagd. Voor de gages van het "entertainment " heeft dit geen effect, maar voor enkele artiesten/bands wel. Zij werken namelijk met een partage regeling, hetgeen inhoudt dat boven een van tevoren vastgesteld garantiebedrag inclusief BTW, de band meedeelt in de entree opbrengst. Hierbij kunnen de verhoudingen uiteenlopen van 50/50 tot 80/20 (80% voor de band). De entree opbrengst wordt hierbij nauwlettend in de gaten gehouden en gecontroleerd door een medewerker van de band. Indien u te maken heeft met een partage deel dient  gedurende het optreden het geld contant te worden voldaan.

Wat zijn de licht en geluidseisen?
Geluid is van groot en meestal onderschat belang. Vrijwel elke artiest wordt geboekt inclusief eigen geluid. Dit zal meestal worden omschreven als A sets, B sets en C sets. Deze zijn respectievelijk geschikt voor een capaciteit tot circa 250 personen, 700 personen of 1250 personen. Let hierbij goed op "in het belang van uw zaal capaciteit" bij het afsluiten van de boeking.
U bent overigens altijd verplicht dit geluid te accepteren.

Afhankelijk van het aantal personen en de afmeting van de zaal waar het optreden moet plaatsvinden kan extra geluid nodig zijn. In de meeste gevallen staat slechts een standaard geluidset voor de artiest in de auto. Als de geluidset berekend is op 250 personen en uw locatie biedt plaats aan 1000 bezoekers, heeft u een groot probleem. In het ergste geval zal de artiest weigeren op te treden, omdat hij niet aan de kwaliteitscriteria kan voldoen. U bent in dit geval wel verplicht tot het voldoen van de gage. U had dit immers kenbaar moeten maken op het moment van boeking. U doet er dus verstandig aan het verwachte aantal bezoekers of gasten bij de boeking aan te geven zodat het geluid hierop kan worden afgestemd !

Bij optredens in de buitenlucht gelden echter andere criteria dan in een zaal, hal, café, of partycentrum. In door de ontbrekende akoestiek moet in de meeste gevallen de capaciteit van de geluidsinstallatie verdubbeld worden, ten opzichte van een installatie bij binnen gebruik. Slechts bij hoge uitzondering zal een artiest/geluidsbedrijf genegen zijn gebruik te maken van een reeds aanwezige installatie. Het geluidsbedrijf "indien afgesproken" prikt in dat geval in op de aanwezige installatie. Wel zal er vrijwel altijd gebruikt worden gemaakt van de eigen mengtafel, effectenunit en monitor installatie. Ga er nooit automatisch vanuit dat een artiest "bekend of onbekend" gebruik zal maken van uw spullen. In de praktijk zal dit betekenen dat in veel gevallen de betreffende act zonder op te treden huiswaarts keert.

Een bekende artiest die 30 minuten optreedt, komt wel met eigen geluid, maar bijna nooit met een lichtinstallatie. De kosten hiervan en de tijd die nodig is om die installatie op te bouwen maken het optreden onnodig duur en tijdrovend. Indien u echter toch gebruik wilt maken van licht doet u er verstandig aan om dit bij de boeking te vermelden.

De bekende live-bands treden altijd op met een eigen geluid en lichtinstallatie. Standaard is deze installatie geschikt voor een zaal capaciteit van 750 tot 1000 personen.

Overleg bij de boeking hoeveel bezoekers u verwacht zodat het geluidssysteem op het aantal bezoekers of locatie kan worden aangepast. Indien u bij een buiten optreden, of evenement zelf een geluids-bedrijf heeft ingehuurd, doet u er verstandig aan dit tijdens de boeking aan te geven. Door de specifieke wensen en/of eisen die men stelt aan de apparatuur zal de band niet zonder meer gebruik kunnen/willen maken van zaken als mengtafel, effecten unit, monitor installatie. Wel zijn er in de regel afspraken te maken over het inprikken van de band op de aanwezige installatie. Een uitzondering hierop vormen festivals of soortgelijke evenementen, waarbij het geluid wordt verzorgd door 1 ingehuurd geluids-bedrijf. Ombouwen naar een ander systeem is in die gevallen niet mogelijk, zodat de band(s) dan geen keus hebben. Geef dit bij boeking echter wel aan en maak hierover (op papier) duidelijke afspraken.

DJ's draaien (tenzij anders afgesproken) altijd via de huis installatie van de locatie waar zij zijn geboekt. Een Dj  wordt nooit geboekt inclusief eigen geluid. Beschikt u niet over de in het contract vermelde apparatuur, Huur deze dan bij een erkend verhuurbedrijf of neem tijdig contact op, zodat de juiste spullen alsnog kunnen worden ingehuurd.

In alle gevallen geldt, dat een deugdelijke stroomvoorziening een must is. Let goed op, welke capaciteit er door de artiest of band wordt gevraagd. Niets is erger, dan dat een optreden moet worden onderbroken in verband met stroom probleem. Bij grootschalige evenementen doet u er verstandig aan tijdig contact op te nemen met de elektriciteit leverancier.

Hoe laat begint het op- en afbouwen?
Bij de zo -gehete tape acts (veelal 1 x 30 minuten) wordt de geluidset in de regel 30 minuten voor aanvang van het optreden geïnstalleerd. Direct na het optreden wordt de set afgebouwd. In sommige gevallen kan dit bezwaar op leveren doordat ♪0én van de deuren van de zaal open moeten. Het eerder dan wel later afbouwen is (tegen betaling van een kleine vergoeding) mogelijk. Dit wordt in de regel omschreven als wachttijd.

Wat zijn de beveiliging en podium eisen?
De afmeting en afscherming van het podium zijn (vooral bij optredens van bekende artiesten/bands) erg belangrijk. Men heeft immers ruimte nodig om optimaal te kunnen presteren, daarnaast moeten de bezoekers het optreden goed kunnen. Het podium dient in bijna alle gevallen afgeschermd te zijn voor publiek zodat het optreden niet kan worden verstoord. De meeste bekende artiesten eisen in hun contract dan ook een zekere mate van toezicht (security) tijdens het optreden. Als er zich onverhinderd ongeregeldheden voordoen heeft de betreffende artiest het recht om het optreden te beëindigen. Bedenk hierbij echter wel dat u toch gehouden bent het gage te voldoen. Daarnaast bent u ook aansprakelijk voor eventuele schade die door bezoekers wordt toegebracht aan apparatuur en kleding van de artiest, band of roadies.

Wat zijn de eisen met betrekking tot kleedruimte, drank en eten?
Een ruime, nette kleedkamer, voorzien van warm en koud stromend water en toilet faciliteiten in de directe nabijheid van het podium is gewenst. U kunt zich voorstellen dat een artiesten zich niet door een stampvolle locatie zal worstelen om bij het toilet of podium te komen. Probeer er dus voor te zorgen dat zij zich op een redelijke wijze kunnen verkleden en voorbereiden op het optreden.

De verzorging van de inwendige mens is ook voor een artiest van belang. In de meeste gevallen zullen er geen extravagante eisen worden gesteld. Het is in de meeste gevallen echter wel wenselijk dat een artiest de beschikking heeft over zaken als wat bier, gemengde frisdranken en koffie of thee. Lees voor de zekerheid wel even goed de zogenaamde riders (contract bijlagen) van artiesten en bands goed door. Hierin staat meestal duidelijk vermeld wat wenselijk is voor de betreffende artiest. Bovendien voorkomt u hiermee onnodig vervelende discussies.

Bij grotere producties wordt vaak gevraagd om een warme maaltijd voor de crew. Denk hier niet te licht over, de crewleden komen vaak als eerste en vertrekken als laatste. Ze maken (veelal) meerder keren per week zeer lange werkdagen. Patat, pizza en shoarma zijn lekkere maaltijden maar niet als je het 3 tot 4x per week krijgt voorgeschoteld.

Komt de artiest of band wel op tijd?
Het geluid van een artiest arriveert meestal 60 tot 30 minuten voor aanvang van het optreden. Bij bands is dit meestal 2 tot 3 uur voor openstelling van de locatie voor publiek. Als u wilt dat het geluid van een artiest eerder staat opgesteld bijvoorbeeld bij de opening van de zaal dan betaalt u hiervoor extra kosten. Omdat een artiest in de regel meerdere optredens per avond doet maakt hij gebruik van één en het zelfde verhuurbedrijf. Deze reizen met de betreffende artiest mee. U zult aan deze extra kosten dus niet kunnen ontkomen. Bedenk vooraf of het geluids-bedrijf de mogelijkheid heeft om kort voor het optreden de apparatuur op te bouwen. Als dit door de locatie of activiteit niet mogelijk is doet u er verstandig aan om het geluid voor de hele avond in te huren. Geef het geluids-bedrijf (zoals vermeld in het contract) ook de tijd die ze nodig hebben om op te bouwen. Sneller zal nooit ten goede komen aan de kwaliteit en bovendien zal het extra druk uitoefenen en leiden tot onnodige stress en problemen. Zorg dat er één van uw medewerkers tijdig aanwezig is om de opbouwers toegang te verschaffen tot de locatie.

De artiest zelf arriveert meestal 15 tot 30 minuten voor aanvang van het optreden. Band arriveren meestal 45 tot 60 minuten voor openstelling van de locatie. Zij zullen in veel gevallen nog een soundcheck willen doen voor het uittesten van de apparatuur. Een DJ arriveert in de meeste gevallen kort voor aanvang van het optreden.

Hoe lang duurt een optreden?
Optredens van "bekende" artiesten met orkestband duren in de regelmaat 1x 30 minuten. Het kan zijn dat het programma van een artiest langer duurt, of dat de artiest uit eigen wil langer doorgaat omdat het gezellig is, Dit echter geheel afhankelijk van de artiest en/of de omstandigheden. U mag hier nooit van uitgaan of recht aan ontlenen. Een bekende artiest, die wordt begeleid door een live-band, staat in de regel tussen de 45 en 75 minuten op het podium. Ook dit is afhankelijk van de artiest. In een aantal gevallen is het mogelijk dat het voor- en na programma verzorgd door de begeleidingsband.

Bij live-bands wordt meestal uitgegaan van een periode van 4 uren, waarin een aantal sets worden gespeeld. Deze sets kunnen per orkest verschillen en worden verdeeld in bijvoorbeeld 3x 45, 2x 60 minuten, 4x 30 minuten of 3x een uur etc. De indeling komt meestal tot stand in overleg met de organisator. Bij deze 4 uur is er geen rekening gehouden met de tijd die nodig is voor het op- en afbreken van de apparatuur.

Bij avondvullende drive-in shows is de draai tijd meestal 4 uur. In een aantal gevallen is dit echter niet meer dan 3 uur.

Bekende DJ's hanteren bijna altijd een draai tijd van 2 uur, waarbij veelal gebruik zal worden gemaakt van de huisinstallatie op de locatie. In overleg is het eventueel mogelijk dat de DJ zelf zorg draagt voor de installatie.

Minder bekende lokale, of huis- DJ's draaien veelal 'avondvullend', dit is meestal 4 tot 5 uur.

Hoelang van te voren moeten we boeken?
Afhankelijk van de populariteit van een artiest of band adviseren wij u zo ver mogelijk van tevoren te boeken of in ieder gaval een optie te plaatsen. Zeker op populaire dagen als koninginnendag, Pasen, Pinksteren, Kerstmis en Oudejaarsnacht is een periode van een jaar vooruit niet ongewoon.

Betalen we niet teveel?
In de regel betaald u bij alle artiesten-bureaus het zelfde bedrag voor een artiest. Hierover zijn (wettelijk toegestane) afspraken gemaakt. Ziet u prijzen die aanzienlijk lager zijn dan bij andere evenementenbureaus dan kunt u bijna zeker vanuit gaan dat er iets niet in orde is. Of er worden u verouderde prijzen voorgehouden, of er wordt gesjoemeld door bijvoorbeeld de kosten van geluid buiten de gage te houden. Ook gebeurd het regelmatig dat het netto gage wordt vermeld exclusief de bijkomende belastingen, sociale lasten, etc. Kosten die u uiteindelijk toch voor uw rekening komen. Met de bijtelling van de onontkoombare kosten zoals geluidshuur betaalt u uiteindelijk hetzelfde, of nog meer.

Is er ook wel een sprake van toeslagen?
Op specifieke data's als kerstmis, pasen, koninginnendag of oudejaarsnacht vragen artiesten of bands soms een hogere gage. Met name tijdens oudejaarsnacht kan dit al snel oplopen tot 200 of 300% van de normale gage.

Onze artiest of act staat er niet bij wat nu?
De online bestanden proberen wij zo uitgebreid en actueel mogelijk te houden. Het is echter zeer goed mogelijk dat het door u gezochte entertainment niet op onze site voorkomt. Dit kan zijn doordat we niet de juiste biografie hebben ontvangen, geen goed fotomateriaal hebben, of omdat het betreffende entertainment geen gegevens heeft kunnen overleggen. Bovendien is het bijna ondoenlijk om al het entertainment online te zetten. Indien u een bepaalde act of artiest zoekt verzoeken wij u vriendelijk contact met ons op te nemen het betreffende entertainment kunt u wel gewoon bij ons boeken.